Değerli bilginin doğru şekilde işlenmesi ve değerlendirilebilmesi çok önemli
Aton Genel Müdürü M. Ali Onurgüder’e göre de, bilgi ve doküman yönetimi konusunda kurumların bir dizi soru sorması ve saptamalarda bulunması önemli. “Kurum ya da kuruluşunuzdaki herhangi bir üye bir diğerinin ürettiği dokümana kolayca ulaşabiliyor mu? Bilgisayar ağınızda ya da ofisinizin içinde dağılmış bulunan dokümanları kolayca toparlayıp sınıflandırabiliyor musunuz? Tüm belgelere; fiziksel konumlarından, ilgili konu ve şekilden bağımsız olarak ve tek bir noktadan erişebiliyor musunuz?” gibi soruların cevaplarının düşünülmesi gerektiğini belirten Onurgüder’in değerlendirmeleri şöyle: “Doküman yönetimi; mümkün olan en az kâğıt kullanımı düşüncesi ile bağlantılı olarak, bir şirketin ya da kurumun organizasyonu dâhilinde oluşturulan, tüm elektronik dokümanlarının ilk oluşturulma tarihinden son arşiv tarihine kadar ki, hayat döngüsü boyunca elektronik ortamda izlenmesi, saklanması ve yönetilmesidir. Bir kurum için en önemli değerlerden biri arşividir. Kurum içi ya da dışı evrakların içindeki bilgilerin nasıl saklandığı, nasıl ve ne kadar çabuk erişildiği ve tekrar kullanılıp kullanılamadığı ise arşivin ne kadar değerli olduğunu belirleyen unsurlardır. İşte bu nedenle tüm bu değerli bilginin doğru şekilde işlenmesi, saklanması ve değerlendirilebilmesi için bir doküman yönetim sistemi gerekmektedir.”
Microsoft Türkiye Bilgi Çalışanı Çözümleri Yöneticisi Onur Görür’e göre günümüzde belge yönetimi, farklı formatlardaki bilginin çalışanlar tarafından paylaşımı ve çoğaltılması çerçevesinde kapsamlı bir içerik yönetimine dönüşüyor. Belge yönetimi uygulamalarının kurum ve kuruluşlarda belgelerin yaşam döngüsünü yöneten ve denetleyen sistemler olduğunu belirten Görür’ün değerlendirmeleri şöyle: “Bilginin kurum genelinde yaygınlaşmasını ve yönetimini sağlayan bu sistemler aynı zamanda kurumsal kültürün önemli bir parçası. Bu nedenle belge yönetimi için kullanılan yazılım araçlarının kurumun amaç ve hedefleri doğrultusunda belgelerin yaşam döngüsünü denetleyebilecek özellikler taşıması, kurumunuzun gereksinmelerine uygun esnek bir kuruluma izin vermesi beklenir. İyi tasarlanmış bir belge yönetim sistemi, çalışanlar tarafından kurumsal bilginin çok kolay bir şekilde paylaşımına ve bulunmasına olanak sağlar. Kurumsal içeriğin mantıksal bir yöntemle organize edebildiği bu tür sistemler, kurum genelinde içerik yaratımını ve sunumunu da kolaylaştıracak çeşitli araçlara sahiptir. Belgenin yaşam döngüsünde; belgeyi kullanacak kişilerin yetkilendirilmesi, belgenin gözden geçirilmesi, yayınlanması, belgenin denetimi ve onaylanması, belgenin yok edilmesi veya saklanması gibi önemli aşamalar söz konusudur.”
Kağıt üzerindeki bilginin oluşturduğu maliyet fark edilmeye başlandıKurumların öncelikli ihtiyacının dolaplar dolusu kağıttan kurtulmak olduğunu belirten GGSoft Yazılım Genel Müdürü Tolga Eşiz, kağıt üzerinde gerçekleşen işlemlerin getirdiği maliyetleri kurumların fark etmeye başladığını işaret etti. Elektronik arşiv yapılarını kurmak için çaba gösterilmeye başlandığını dile getiren Eşiz, şöyle konuştu:
“Doküman yönetim sisteminin ilk fazı olan arşivlerin elektronik ortama aktarılması oldukça popüler hale gelmiş durumda. Kurumlar elektronik ortamda belge ile işlem yapma kültürünü edindikçe iş akışı gibi verimlilik arttırıcı uygulamalara daha kolay yönelecektir. Kurumlar kağıtlar üzerinde bulunan bilgiye çok hızlı erişmek istiyorlar. Bu da doküman yönetim sistemlerinin kurulması için itici güç oluyor. Artan rekabet hizmet kalitesinin yükselmesini ve maliyetlerin aşağıya çekilmesini gerektiriyor. Bu yeni düzende bilgi ve belgeye en hızlı ulaşan kazanıyor.
