E-postada öncelikli olarak üst makamların adresini, sonra da kıdem sırasına göre astları listelemek gerek. Konu bölümüne ise ‘hakkında, dair, ait’ ibareleri yazılmaz, çünkü bunları yazmak muhatabın zekâsına hakaret olarak yorumlanabilir. Bunun yerine konu, içeriği özetleyen birkaç kelimeden oluşmalı. Birkaç detayı barından bir konu başlığı, arandığında bulmayı kolaylaştıracağı için daha iyi olur. Ayrıca e-posta metnini oluştururken posta daima hitapla başlar. ‘Sayın’ yerine ‘sn’, ‘saygılar’ yerine ‘syg’ kısaltmalarını kullanmamak bu nedenle önemli. Tamamı büyük harfle yazılan e-postalar ise ‘bağırmak’ anlamında olduğu için kısaltmalar hariç büyük harfle yazmaktan kaçınmak gerekir. Her e-postadan sonra okundu teyidi istenmesi de güvensizlik olarak algılanır ve postanın sonunda iletişim bilgilerinin bulunması gerekir. Özellikle kurum içi e-postalarda, emredici tonlardan uzak durmak, başkasının yüzüne söylenmeyecek şeyleri elektronik ortamda yazmamak gerekir. Toplu e-postalarda gizli karbon kopyayı kullanmadan kişilerin adreslerini gizlememek, kişilerin mahremine saygısızlık olarak değerlendirilir. Bir taraftan da, “Bu e-postayı 10 kişiye gönder, göndermezsen...” gibi e-postaları başkalarına göndermek de görgüsüzlüktür. Gelen e-posta da listelere hiçbir filtre kullanılmadan gönderilmemeli.
